Interview de M. Dominique DUPAS, Directeur financier
Centre Hospitalier Robert Morlevat de Semur-en-Auxois
Juillet 2013

Le Centre Hospitalier de Semur a installé la solution axegeSanté pour produire et diffuser ses informations stratégiques. Quelles en ont été les motivations ?

Réponse D.D : Le Centre Hospitalier doit, comme tout autre établissement, répondre à ses obligations d’amélioration de son efficience. Pour piloter la performance médico-économique dans la tarification à l’activité (T2A) et dans le cadre de l’état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD), l’établissement a souhaité se doter d’un outil décisionnel.

Auparavant, les tableaux de bord médico-économique conçus dans le cadre du dispositif d’accompagnement MeaH, étaient produits manuellement et diffusés sur papier trimestriellement, avec un décalage dans le temps, à la Direction, aux médecins et aux cadres de santé.

Avec cette solution décisionnelle, les données sont plus fiables et la production des tableaux de gestion est automatisée et accessible sur un portail intranet. Les indicateurs historiques sont également complétés des données provenant des ressources humaines (ETP travaillées, masse salariale, absentéisme etc).

Comment avez-vous organisé votre projet ?

Réponse D.D : Nous avons émis le souhait dans notre cahier des charges de disposer d’une tranche ferme, consacrée à la fourniture d’un système opérationnel et d’une tranche conditionnelle, fractionnée à bon de commande, consacrée à la création, au fur et à mesure, de tableaux de bords complémentaires.

Cette méthode nous a permis de construire un système d’information décisionnel évolutif et adapté à l’évolution de la demande tout en permettant à l’établissement d’acquérir, progressivement, une réelle autonomie dans la gestion de son pilotage médico-économique.

Quels ont été les objectifs poursuivis ?

Sur un plan général, le projet de mise en œuvre d’un logiciel de pilotage médico-économique se devait de répondre à trois objectifs majeurs :

• Faire partager une vision des objectifs stratégiques du management par l’ensemble des acteurs hospitaliers,
• Susciter et développer l’engagement des acteurs concernés en les associant au recueil des données et à l’utilisation des tableaux de bord,
• Identifier des objectifs de performance pouvant faire l’objet d’engagements réciproques négociés (contrats).

La mise à disposition des tableaux de bord qui va entrer dans sa phase de déploiement définitive va permettre, par ordre de priorité :

• De répondre aux enjeux de la T2A (performance médico-économique)
• D’accompagner les enjeux opérationnels (actions, délais, efficacité,…)
• D’éclairer les enjeux de gestion des ressources humaines (compétences, motivation, …)
• D’éclairer les enjeux stratégiques (qualité des soins, réponse au SROS3, objectifs du projet d’établissement, projet médical).

Quels sont les éléments qui ont été déterminants dans le choix d’axegeSanté ?

Réponse D.D : L’enjeu était de disposer d’une solution complète répondant à toutes les exigences de l’établissement que ce soit en termes de fonctionnalités, d’adaptabilité, d’évolutivité et de coûts.

Le principe retenu pour l’acquisition d’un logiciel de pilotage médico-économique reposait sur la démarche suivante :

• Mettre en œuvre un logiciel de pilotage médico-économique livré « prêt à l’emploi » et couvrant les principaux besoins d’analyse de gestion réglementaires et les besoins d’ores et déjà identifiés et mis en œuvre par l’établissement.
• Organiser la publication de tableaux de bord et leur diffusion vers les principaux décideurs de l’établissement par l’intermédiaire d’un intranet décisionnel.
• Permettre l’évolution du système décisionnel au fur et à mesure de la « connexion » aux nouvelles bases de données.
• Acquérir les compétences nécessaires pour permettre à l’établissement d’être autonome et d’enrichir son système décisionnel.

Au regard des autres solutions sur ce marché, ce qui nous a intéressé dans la solution axegeSanté était la récupération automatique via des connecteurs des données présentes dans nos bases (activité d’hospitalisation, actes externes NGAP / CCAM / forfaits, recettes de facturation, dépenses, données de ressources humaines, unité d’œuvres, etc).

Pour assurer la réussite du projet et l’implication de tous les acteurs, un suivi dans le paramétrage du logiciel est nécessaire afin d’être en parfaite adéquation avec le système d’information de l’établissement et les différents logiciels métiers.

Souple et adaptable, la solution d’axege permet de répondre aux besoins de chacun tout en assurant la cohérence et la fiabilité des données produites.

Comment s’est déroulée la mise en place d’axegeSanté au sein de votre établissement ?

Réponse D.D : La mise en place des modules que nous avons retenu s’est faite progressivement en tenant compte de nos disponibilités et des travaux annexes que nous avions au cours des 2 années qu’ont duré le projet.

Sous l’égide d’un comité de pilotage, les différents chantiers menés ont permis d’améliorer la cohérence et la fiabilité de nos applications sources, d’optimiser les organisations et la prise de conscience du rôle de chacun des acteurs.

Une mobilisation du personnel au fil de l’eau a permis de mettre en place une situation périodique, différentes comptabilités analytiques, la production des tableaux de bord ainsi que les Filières Internes de Production de Soins (FIPS).

La solution axegeSanté dispose de nombreux pré-paramétrages mais également de la possibilité de construire ses propres indicateurs afin de disposer d’une solution entièrement personnalisée.

Des formations adaptées nous permettent d’être totalement autonome dans le paramétrage et les définitions des indicateurs.

A noter : la disponibilité des équipes d’axegeSanté, des conseils métiers adaptés et une grande réactivité par rapport aux exigences de la Direction.

Quelle est votre prochaine étape ?

Réponse D.D : L’étape qui reste à réaliser est le déploiement sur tous les services de l’accès à leurs données propres.

Mais plus globalement, l’objectif d’un système décisionnel est de permettre à l’établissement de prendre les meilleures décisions stratégiques et d’être réactif face aux enjeux qui nous entourent.

Pour ce faire, nous avons déjà engagé une démarche d’optimisation de nos parcours patients avec le concours du module FIPS d’axege.

L’objectif était d’étudier les processus de production de soins afin d’objectiver notre travail et l’impact tant humain, qualitatif et financier des différences de prises en charge patient.

Cette étude menée par la société axege a permis de mettre en évidence de nombreux leviers d’actions, d’optimiser le codage et apporte une vision nouvelle et concrète au dialogue de gestion.

Les résultats de cette analyse sont en cours de mise en place.

Retrouvez ici la communication interne réalisée par la CH de Semur-en-Auxois à propos de la mise en place de leur solution décisionnelle.