Des réponses concrètes aux problématiques du contrôle de gestion stratégique et du pilotage médico-économique !

 » La T2A devrait en principe inciter les établissements à modifier leur organisation de production, leurs techniques de management et leurs stratégies de développement « .

(extrait du cahier des charges de l’appel d’offres de la DREES en 2007)

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Sommaire

Intervention du Groupe Hospitalier Paris Saint-Joseph

Intervention du Centre Hospitalier Universitaire de Limoges

Intervention du Centre Oscar Lambret de Lille

Intervention de l’hôpital Foch – Paris

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Avec les bouleversements que connaît depuis plusieurs années le monde de la santé, nombreuses sont les motivations qui poussent les structures de soins à se doter d’une solution décisionnelle pour éclairer leurs prises de décisions et permettre d’ajuster au mieux, les capacités de l’établissement aux besoins du patient.

Dans un contexte de rationalisation budgétaire allié à la complexité de l’environnement hospitalier, aux nombreux systèmes d’informations hétérogènes, à la difficulté de mise en cohérence et de fiabilisation des données, à la prise en compte des facteurs humains… le choix de telles solutions nécessite une connaissance métier et un accompagnement adapté.

S’appuyer sur des savoir-faire et des situations existantes que des établissements de soins connaissent aujourd’hui, tel était le but de cette première journée « retours d’expériences et « témoignages » sur le pilotage hospitalier organisée par la société Axège.

Regroupé au centre de conférence « Espace Seforex » de Levallois-Perret, une trentaine d’établissements ont suivi les interventions de 5 structures de soins, venues partager leurs travaux sur le contrôle de gestion stratégique et le pilotage médico-économique.

De très nombreux thèmes ont été abordés lors de cette journée pour couvrir tous les aspects d’un Système d’Information Décisionnel.

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La production des outils de pilotage dans un établissement de soins

Production mensuelle automatisée

Mme Isabelle DUCLOT (contrôleur de gestion), a présenté les différents outils de pilotage utilisés au Groupe Hospitalier Paris Saint-Joseph (GHPSJ) et plus particulièrement la comptabilité analytique produite de manière automatique tous les mois.

Les nombreuses restitutions présentées (grâce aux portails de diffusion disponibles dans la solution) ont permis une implication rapide de l’auditoire et la comptabilité analytique a été portée comme l’un des éléments essentiels au pilotage hospitalier.

La relation qui unit le GHPSJ à la société Axège depuis 2005 a été mise en avant pour montrer l’évolution des demandes et la logique de gestion introduite à tous les niveaux du groupe.

Après avoir constaté l’échec de plusieurs PRE (plans de retour à l’équilibre), l’établissement a fait le choix d’un pilotage au mois le mois pour ne pas attendre les échéances des tutelles (EPRD).

A l’heure actuelle, l’établissement est entièrement autonome. La production mensuelle de la comptabilité analytique et des tableaux de bord, demande une charge de travail de 4 jours comprenant le chargement des données RH et la mise à jour des clés manuelles.

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Les tableaux de bord stratégiques
Aide à la contractualisation

Diffusion et dialogue de gestion

M. Damien DUMONT (Directeur adjoint en charge du contrôle de gestion et des recettes), est intervenu sur l’aide à la contractualisation des pôles au sein du CHU de Limoges.

Initiée depuis 2006, la diffusion des indicateurs de pilotage a été progressive pour permettre l’implication des interlocuteurs et la fiabilisation du système.

Les tableaux de bord stratégiques actuels sont composés d’indicateurs d’activités, de valorisation PMSI, de traductions budgétaires et financières et de dépenses RH. Ils ont pour objectif d’évaluer l’efficience de l’organisation et du management des pôles.

Déclinés pour le moment des indicateurs institutionnels, l’objectif prochain de l’établissement est de responsabiliser les pôles en les rendant autonomes.

L’un des axes choisi est notamment de leur donner la possibilité de créer leurs propres tableaux de bord grâce par exemple au :  « croisement des données issues de la comptabilité analytique et du PMSI afin de mieux comprendre les parcours patients et engager des réorganisations destinées à améliorer la qualité et l’efficience ».

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L’efficience médico-économique des prises en charge patients

Pratiques, organisations et coûts par séjours

Le Dr Étienne BUISSET (Directeur adjoint et médecin DIM), Mme Valérie DEVISE (contrôleur de gestion) et M. Ali HAMMOUDI (contrôleur de gestion médicalisé) du Centre Oscar Lambret de Lille sont venus présenter leurs travaux sur l’utilisation des coûts par séjour dans l’optimisation des pratiques et des organisations.

Leur étude, basée sur le module FIPS (Filières Internes de Production de Soins) d’Axège, a permis de déterminer avec les praticiens des parcours de soins plus pertinents pour améliorer la qualité des prises en charge et orienter le projet médical d’établissement.

Les FIPS sont extraites automatiquement des données médicales pour regrouper les chemins cliniques similaires et l’utilisation des coûts par séjours permet de matérialiser les charges induites pour chaque typologie et de se comparer aux bases nationales.

Cette vision synthétique permet l’analyse et la comparaison rapide des différentes filières ainsi que la création de véritables prises en charge standards.

La démonstration d’un cas concret a permis de visualiser l’impact de ces choix stratégiques.

Retrouvez un exemple d’utilisation des FIPS, ici !

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Production et utilisation de la comptabilité analytique

États des lieux et perspectives

M. Éric SÉNÉCHAL, (Contrôleur de gestion et responsable de l’observatoire médico-économique) de l’hôpital FOCH, est intervenu sur le positionnement d’Axège Santé au sein de la stratégie de l’établissement en historisant l’évolution de la relation.

L’accent a été mis sur les facteurs clés de succès comme par exemple, l’implication de la direction générale au niveau interne et la motivation, la présence et le respect des délais au niveau de la société Axège.

A l’heure actuelle, la comptabilité analytique est réalisée de manière manuelle dans Axège Santé (chargement de fichiers plats).

La production au quadrimestre permet une analyse récurrente, des discussions en interne et une diffusion rapide aux équipes.

Les perspectives d’évolutions ont été abordées avec la volonté de professionnaliser la production de la comptabilité analytique.

L’objectif est de gagner du temps pour le consacrer à l’analyse et éviter les erreurs humaines (mise en place de connecteurs avec le SIH).

L’approche transversale des coûts par séjours par prise en charge au niveau du GHM est également à l’étude (module FIPS).

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Synthèse de la journée

L’intensité des échanges à la fin de chaque intervention témoigne de l’intérêt qu’ont porté les établissements sur ces sujets.

Les différentes présentations ont été remises à la cinquantaine de participants mais sont également disponibles sur demande.

Les pauses et le temps du déjeuner ont permis à tous de continuer ces débats autour de quelques collations dans un esprit convivial représentatif de la société Axège.

De nombreux établissements ont par ailleurs souhaité que la liste des personnes présentes leur soit communiquée pour qu’ils puissent poursuivre ces échanges.

Le succès qu’a rencontré cette journée, tant par la représentativité des participants (Clcc, ESPIC, CH, CHU) que par la qualité des conférences et des débats, nous encourage à organiser des journée similaires à un niveau régional.

Divers établissements se sont d’ores et déjà portés volontaires pour accueillir cet événement au sein de leurs structures.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez assister à ces journées ou pour une démonstration sur site d’AxègeSanté.